Prima del calendario social, scegli quali eventi vuoi acquisire
Un catering può ricevere molte richieste e dedicare ore a preventivi per eventi che non riesce a servire. Per questo il marketing deve chiarire subito tre cose: quale evento gestisci, dove puoi lavorare e cosa comprende il servizio. L’obiettivo di questa guida è costruire un percorso comprensibile tra contenuto, richiesta e proposta commerciale. Gli esempi sono ipotetici: non descrivono clienti o risultati di L&D Agency.
Parti dagli incarichi compatibili con la tua organizzazione. Un coffee break aziendale, un ricevimento privato e un matrimonio richiedono interlocutori, tempi e informazioni differenti. Se lavori a Roma e provincia, indica le zone effettivamente servite e verifica internamente come cambiano trasporto, personale e attrezzature. Evita di dichiarare una copertura territoriale che non puoi mantenere.
- Definisci la tipologia di evento prioritaria e quelle che non gestisci.
- Stabilisci quali informazioni servono prima di valutare disponibilità e fattibilità.
- Individua una persona responsabile delle richieste e un sostituto.
Spiega la differenza tra consegna, catering e gestione del ricevimento
Chi cerca un fornitore non usa necessariamente le parole come un operatore del settore. Potrebbe chiamare catering sia una consegna di vassoi sia un servizio con allestimento, camerieri e coordinamento. Sul sito e nei contenuti descrivi quindi le attività concrete, senza affidarti soltanto all’etichetta catering o banqueting.
Per ogni proposta, separa ciò che è compreso da ciò che va valutato. Se il personale, le stoviglie o il ritiro delle attrezzature dipendono dal progetto, scrivilo. Non serve pubblicare un listino universale: serve impedire che una fotografia di un buffet venga interpretata come promessa di un ricevimento completo allo stesso prezzo. Fotografie e descrizioni devono riferirsi a servizi realmente erogabili.
- Preparazione e consegna: dove termina il servizio?
- Allestimento: chi fornisce tavoli, tovagliato e attrezzature?
- Servizio durante l’evento: quali figure e attività vengono concordate?
- Chiusura: chi gestisce smontaggio, ritiro e pulizia delle aree di lavoro?
Crea contenuti che rispondano alle domande prima del contatto
Una sequenza di piatti mostra il prodotto, ma lascia aperti molti dubbi organizzativi. Alterna contenuti sul risultato finale a spiegazioni del servizio: cosa chiedere alla location, come viene costruita una proposta, quali dettagli aiutano a pianificare i tempi. Scegli una domanda per ogni video e termina indicando il passaggio successivo.
Un contenuto utile potrebbe mostrare lo stesso spazio prima e dopo l’allestimento, spiegando quali elementi sono a carico del catering. Un altro potrebbe raccontare la differenza organizzativa tra un aperitivo in piedi e una cena servita, senza dichiarare che uno sia sempre più economico. Mostra soltanto lavorazioni e servizi reali, rispettando le autorizzazioni necessarie quando compaiono ospiti, personale o location.
- Video servizio: «Cosa comprende davvero il nostro buffet per un evento privato».
- Video organizzativo: «Le informazioni che chiediamo prima di preparare una proposta».
- Contenuto di dettaglio: un allestimento reale, con spiegazione di ciò che include.
- Risposta a un dubbio: «Hai già prenotato la location? Ecco cosa verificare con il fornitore».
Prepara una pagina dedicata al servizio, con una sola azione principale
Il visitatore che arriva da un video deve ritrovare la stessa proposta. Se il contenuto parla di catering per eventi aziendali, la pagina di destinazione dovrebbe spiegare quel servizio: occasioni gestite, modalità operative, area coperta e informazioni per richiedere una valutazione. Una pagina generica piena di fotografie può costringere la persona a ricominciare la ricerca.
Organizza la pagina seguendo le decisioni del cliente: per quali eventi sei adatto, come lavori, cosa va concordato e come contattarti. Usa esempi di menu soltanto se rappresentano proposte realmente disponibili, precisando che la composizione definitiva dipende dall’accordo. Una CTA come «Descrivici il tuo evento» è coerente con un servizio su preventivo; «Prenota subito» è ambigua se disponibilità e condizioni devono ancora essere confermate.
Raccogli poche informazioni, ma utili a valutare la richiesta
Il primo contatto deve permettere una valutazione iniziale senza diventare un interrogatorio. Chiedi tipologia di evento, data o periodo, luogo, numero indicativo di ospiti e servizio desiderato. Se la location non è ancora scelta, prevedi la possibilità di dirlo: un campo obbligatorio troppo rigido può bloccare una richiesta ancora esplorativa.
Una fascia di budget può aiutare a capire la compatibilità, purché sia spiegata e non trattata come prezzo già concordato. Per esigenze alimentari, raccogli inizialmente indicazioni generali utili alla proposta; concorda poi con il responsabile operativo modalità e tempi per i dettagli necessari. Non promettere gestioni particolari o assenza di rischi che il servizio non ha verificato di poter garantire.
- Esempio di richiesta: «Cena aziendale, novembre, Roma sud, circa 60 ospiti, location da confermare, servizio al tavolo».
- Risposta iniziale: riepiloga ciò che hai capito, indica i dati mancanti e spiega il prossimo passaggio.
- Se la data non è disponibile, comunicalo prima di far compilare ulteriori dettagli.
Trasforma la risposta in un percorso commerciale leggibile
Confermare la ricezione non significa aver consegnato un preventivo. Spiega quando la richiesta verrà valutata e quale confronto serve per preparare una proposta. Scegli tempi di risposta sostenibili e verifica che il messaggio arrivi al referente anche nei giorni in cui il team è impegnato negli eventi.
Nel preventivo, collega la cifra a un perimetro: ospiti considerati, servizio, durata, trasporto, attrezzature, voci escluse e condizioni da concordare. Se il numero degli invitati cambia, deve essere chiaro quali elementi richiedono un aggiornamento. Evita di usare come esca un prezzo minimo riferito a condizioni lontane da quelle raccontate nel video.
Per esempio, una richiesta per una consegna non va misurata con gli stessi criteri di una proposta per un ricevimento completo. Registrare servizio richiesto e motivo dell’eventuale mancato accordo aiuta a distinguere un contenuto poco chiaro da un problema di disponibilità o di compatibilità economica.
Misura i passaggi dal contatto all’evento confermato
Per capire se la comunicazione aiuta il lavoro commerciale, osserva richieste ricevute, richieste compatibili, preventivi inviati ed eventi confermati. Definisci prima cosa significa compatibile: per esempio area servita, data disponibile e servizio effettivamente offerto. Usa criteri stabili, altrimenti il confronto tra periodi perde significato.
Collega ogni richiesta alla provenienza quando è possibile verificarla e lascia una voce «non nota» quando manca l’informazione. Non attribuire automaticamente ai social ogni nuovo evento. Confronta anche il valore e l’impegno operativo degli incarichi: due eventi confermati possono richiedere risorse molto diverse. Su pochi contatti, una variazione percentuale è fragile: leggi sempre anche i numeri assoluti.
Se arrivano molte domande su servizi che non offri, correggi messaggi e pagina. Se le richieste sono pertinenti ma i preventivi si fermano, approfondisci disponibilità, chiarezza della proposta e motivi dichiarati dai potenziali clienti. Aumentare le pubblicazioni senza capire dove si interrompe il percorso rischia di moltiplicare lo stesso problema.
Un primo ciclo operativo per un catering a Roma
Scegli un solo servizio da rendere più comprensibile, verifica le informazioni con chi organizza gli eventi e prepara una pagina coerente. Poi realizza un piccolo gruppo di contenuti: presentazione del servizio, dettaglio operativo, risposta a un’obiezione e invito a descrivere l’evento. La quantità dipende dalle risorse disponibili; non esiste una frequenza che garantisca prenotazioni.
Prima di pubblicare, prova il percorso da telefono: apri il contenuto, raggiungi la destinazione, invia una richiesta di prova e controlla chi la riceve. Alla fine del primo ciclo, raccogli le domande ricorrenti e i motivi dei preventivi non conclusi. Sono indicazioni concrete per il ciclo successivo. Se vuoi costruire contenuti e percorso di contatto per il tuo servizio, presenta a L&D Agency l’offerta attuale e il tipo di evento che vuoi acquisire.
Domande frequenti
Serve pubblicare il prezzo del catering?+
Puoi descrivere cosa incide sul preventivo e mostrare proposte reali quando disponibili. Un prezzo indicativo deve riportare condizioni e inclusioni: non sostituisce la valutazione dell’evento.
Quali informazioni chiedere per un preventivo?+
Tipologia di evento, data o periodo, luogo, ospiti indicativi e servizio desiderato. Se alcuni dati non sono ancora definiti, chiariscilo e concorda il passaggio successivo.
Bastano fotografie dei piatti per promuovere un catering?+
Le fotografie aiutano a mostrare la proposta, ma vanno affiancate a spiegazioni di servizio, organizzazione e inclusioni per aiutare il cliente a valutare il fornitore.
Questa strategia garantisce eventi prenotati?+
No. Il risultato dipende anche da domanda, disponibilità, proposta e gestione commerciale. Il percorso serve a rendere il servizio comprensibile e a misurare richieste ed esiti.